أبرز الأدوات التي واجهت بها المؤسسات الإعلامية تحديات العمل في ظلَّ جائحة كورونا

غرف التحرير الموزعة وصحافة الموبايل وتطبيقات العمل عن بُعد

يتعاظم دور الإعلام في التعامل مع الطوارئ والأزمات والجوائح العابرة للحدود، وفي ظل التطور التكنولوجي، تمكنت المؤسسات الإعلامية من استخدام التطبيقات التكنولوجية المتاحة في التعامل مع جائحة كورونا (كوفيد 19) التي دفعت الجهات المختلفة والأفراد في أنحاء العالم إلى تطبيق مفهوم “العمل عن بُعد”، وذلك بوسائل الاتصال والبثّ التشاركي، مثل: ( Webex, Skype, Zoom, Teams,  Messenger, Whatsapp , Google Hangouts, Facetime,  وغيرها)، وقد تأثرت مهنة الإعلام بشكل مباشر في هذه المرحلة، حيث أصبحت معظم اللقاءات وبعض البرامج وحتى نشرات الأخبار تتم عبر الإنترنت، فضلاً عن القيام بإعادة النظر في طريقة العمل وهيكلته بما يتفق مع الوضع الجديد.

غرف التحرير الموزعة.. الخيار الأول

خلال الجائحة اضطرت العديد من المؤسسات الإعلامية إلى إعادة تشكيل نفسها داخل مساحات رقمية موزعة، لتضمن استمرار العمل مؤقتـًا ولحين انتهاء الأزمة، ومع التجربة حققت الغرف الموزعة نجاحـًـا كبيرًا، حيث تمكنت المؤسسات من إدارة نفسها بالكامل عن بُعد، وهجرت المقرات والمكاتب نهائيًّا، وأدى الصحفيون أعمالهم من المنازل، ونجحت التطبيقات والأدوات وباقي مظاهر العمل الموزع في تحقيق المطلوب بكفاءة عالية.

وقد دفع هذا النجاح الخبراء للاعتقاد بأن الإعلام سوف يستمر ضمن هذه الأطر الموزعة لفترة طويلة من الزمن، حتى بعد انتهاء أزمة فيروس كورونا المستجد، حيث تتبنى مؤسسة (Fathm – News Lab, Consultancy, Agency) للاستشارات الصحفية، ومقرها الولايات المتحدة الأمريكية، هذا الرأي ‒ أيضًا ‒ وأطلقت بدعم من مبادرة (أخبار Google) دليلاً تشغيليًّا باللغة الإنجليزية يحمل عنوان: (Distributed Newsroom Playbook)، ويشرح طرق التحول من غرف الأخبار التقليدية إلى الموزعة، هذا الدليل صاغه نخبة من خبراء الابتكار والتطوير في غرف الأخبار، ومعظمهم قاد بالفعل عمليات التحول لأنظمة العمل الموزعة على مدار السنوات الخمس الماضية، ويتضمن الآتي:

أولاً: إدارة الغرف الموزعة

في بداية طريق التحول للعمل الموزع، لا بد من إدراك أمرين في غاية الأهمية، هما:

الأول: إن الانتقال للعمل الموزع يحتاج بعضًا من الحكمة والواقعية، وأن غرف الأخبار الموزعة لا يمكنها أن تفعل نفس الأشياء التي كانت تفعلها الغرف التقليدية بالطريقة نفسها، فهناك حاجة إلى طرق مناسبة للتكيف مع الوضع الجديد.

الثاني: إن التحول للعمل الموزع ليس مجرد إطار لممارسة العمل عن بُعد، بل تأسيس تجربة تدار وتعمل رقميًّا من الألف إلى الياء، لكنها تحتفظ بروح العمل الجماعي ووحدة الهدف والأبعاد الإنسانية الأخرى.

في هذه الغرف الموزعة تُعقد الاجتماعات عبر أداة أو تطبيق لاستضافة مؤتمرات الفيديو، وتحدد المواعيد من أعلى لأسفل، وفق جدول العمل اليومي، بما لا يتعارض مع مواعيد انعقاد المؤتمرات الصحفية الخارجية، وتوجد ثلاثة أنواع من الاجتماعات تناسب طريقة العمل داخل الغرف الموزعة:

1-اجتماع يومي لمعالجة المسائل التحريرية فقط.

2-اجتماع أسبوعي لمناقشة الأمور الفنية والتقنية.

3-اجتماع شهري يجمع المديرين والموظفين الرئيسيين لتقييم سير العمل ووضع الخطط واتخاذ القرارات المصيرية.

ويفضل في كل الأحوال ألا يزيد زمن أي اجتماع يُعقد عبر الإنترنت على نصف ساعة، حتى لا يفقد قيمته بشكل كبير.

أمر آخر مهم من عمل الإدارة يتمثل في رصد مخاطر العمل الموزع وتجنبها، مثل السلبيات المتعددة لبيئة العمل المنزلي، فالعاملين من المنزل قد تقل طاقاتهم عن المستوى المعروف عنهم، لذا لا بد من أن تحدد الإدارة لموظفيها موعدًا يوميًّا لتسجيل الدخول وبدء العمل، وتتأكد من التزامهم به، وتحاسب المقصر، كما أن طاقة المحرر قد تقل ‒ أيضًا ‒ بسبب عدم امتلاكه أجهزة مناسبة للعمل في منزله، لذا يجب أن توفر الإدارة لموظفيها جميع ما يتطلبه العمل الموزع.

على الجانب الآخر ينخفض تأثير القيادة أو الإدارة عن بُعد مقارنة بالقيادة المباشرة، لذا يجب أن تحرص الإدارة على التواصل الدائم مع الموظفين، ومناقشتهم فيما يدور في أذهانهم عن العمل، والمشكلات التي تواجههم.

ثانيًا: هيكلة الغرف الموزعة

يأتي بعد ذلك تأسيس هياكل العمل داخل الغرف الموزعة، حيث يجب تنظيم الموظفين داخل أقسام عمل رقمية جديدة، تناسب أولاً طبيعة العمل الموزع، وتضمن الاحتفاظ ببعض الألفة التي كانت موجودة من قبل في صالة المكاتب.

هنا سيبقي التسلسل الهرمي للموظفين كما هو، وكذلك آليات إعداد التقارير التي اعتاد عليها فريق المحررين، لكن سيعاد تشكيل الأقسام التي تجمع الموظفين والمحررين وباقي العاملين، والتقليل من عددها قدر الإمكان.

ويجب معرفة أن النظام في الغرف الموزعة به قسمان رئيسان لا غنى عنهما:

1-قسم المهام والتكليفات، وهو عصب غرفة الأخبار الموزعة، وبمثابة مركز الاتصال الرئيسي، حيث يجتمع فيه جميع العاملين في المؤسسة، مديرين وموظفين، وفيه يتم طرح الأسئلة الخاصة بالعمل والإجابة عنها، وتخزين المعلومات الأساسية، وتحديد التكليفات والمهام، ومتابعة التنفيذ.

2-قسم الإنتاج، وفيه يُصب كل ما تمَّ إنتاجه من أخبار وتقارير ومواد مصورة ورسوم، لتجهيزها وإعدادها للنشر، في هذا القسم يُضمّ مديرو ومحررو الفيديو والرسومات والبيانات والصور، ومحررو النصوص ومخرجو الويب، أما باقي الأقسام فتحدد وفق احتياجات كل مؤسسة وطبيعتها، وبعد الانتهاء من تشكيل الأقسام، يجب إنشاء قناة اتصال رقمية لكل قسم من أجل التواصل الداخلي.

ثالثــًا: التحرير

في الغرف الموزعة لا تختلف قواعد وآليات التحرير كثيرًا عن الغرف التقليدية، لكن قد يكون هناك احتياج لإضافة بعض الأفكار والتوصيات لتتناسب عملية التحرير مع طبيعة العمل الموزع، ويفضل الاعتماد في الغرف الموزعة على المحتوى الذي ينشئه المستخدمون خلال التغطية للأحداث العاجلة والاضطرابات والظروف الاستثنائية، وذلك لأنهم أقرب لبؤرة الحدث من المراسل الصحفي، لكن يجب التحقق أولاً من صحة هذا المحتوى قبل بثـّه أو نشره، وذلك باستخدام آليات التحقق المعروفة والمجربة، كما لا بد من الحصول على إذن بالنشر من صاحب المحتوى  قبل بثـّه للجمهور.

وفيما يخصُّ المصادر الخبيرة التي تتم الاستعانة بآرائهم لدعم التقارير والقصص، يُعتمد داخل الغرف الموزعة على المصادر الافتراضية ويتمُّ التواصل معها عبر الإنترنت، فهناك العديد من الأشخاص الذين لديهم خبرة كبيرة وإلمام في مجالاتهم، ونشطون ‒ أيضًا ‒ على مواقع التواصل الاجتماعي، ويمكن الاستعانة بهم، في حال عدم التمكن من الوصول للمصادر المعروفة والقديمة بسبب ضغوط الأزمة الحالية.

رابعًا: التدريب عن بُعد

مع التحول للغرف الموزعة، سوف تنتهج المؤسسة الصحفية وموظفوها طريقة عمل ومهام وظيفية جديدة، ما قد يتسبب في حالة ارتباك وخوف وعدم يقين بين العاملين، هنا يأتي دور التدريب لتأهيل الموظفين على طريقة العمل الجديدة والأدوات المستخدمة، في البداية توضع إستراتيجية للتعلـّم والتدريب عن بُعد، وتنفذ جيدًا، ثم يُحدد محتوى الدورات التدريبية بناءً على المهارات والأدوات التي يحتاجها رؤساء الأقسام والموظفون.

خامسًا: التكنولوجيا والأدوات

يجب السعي لبناء جهاز فعال للتحكم عن بُعد، وفي البداية يفضل اعتماد قائمة بالأدوات والتقنيات التي ستستخدمها المؤسسة وكل العاملين بها، والالتزم بكل أداة والغرض منها، على سبيل المثال؛ إذا اعتمدت المؤسسة تطبيق (Slack) للاتصالات الداخلية، فلا يجوز استخدام تطبيق آخر للغرض نفسه.

بعد ذلك يجب إعداد وضبط جميع الأدوات والتقنيات التي يستخدمها العاملون، بداية من إنشاء الحساب والتثبيت، إلى إنشاء كلمات مرور قوية وحفظها، كما يجب تثبيت تحديثات الأمان لجميع الأدوات الموجودة على أجهزة الموظفين جميعـًا.

صحافة الموبايل.. تأخذ دورها في الأزمة

قلّصت جائحة (كوفيد 19) من حركة فريق العمل في التغطيات، وبات من الصعب أن يتحرك فريق من (5) أشخاص يحملون معدات ضخمة لتغطية فعالية ميدانية أو حدث ضخم، فبات البديل عبارة عن صحفي مدرب جيدًا يحمل هاتفًا ذكيًّا وبعض المرفقات اللازمة لإنجاح مهمته.

ويناقش أسامة الديب، مدير تحرير “المالتيميديا” في مؤسسة “أونا” للصحافة والإعلام، التحول الحاصل في معظم غرف الأخبار نحو صحافة الموبايل، وأرجع ذلك إلى كثرة تطبيقات الهاتف المحمول والمنصات الإعلامية المتواجدة حاليًّا، مما دفع لهذا التحول، بل وسرّع فيه، ووضع عدة مداخل لفـَهم التعامل الجيد في هذا الإطار كما يلي:

أولاً: تحديد عناصر القصة الجيدة

تبدأ صحافة الموبايل الفعّالة بحسب “الديب” بتحديد عناصر القصة الجيدة، وهي التي تبث فيها الحياة بالمعالجة والتكنولوجيا، من هذا المنطلق يقول: “ابحث بدقة عن القصة الجيدة بكل تفاصيلها، ثمّ حدد زوايا التصوير والشخصيات الرئيسية في قصتك كي تستطيع أن ترسم ملامح الشخصيات وتعرّف المشاهدين على تفاصيل حياتهم عبر الفيديو أو الصورة، ومن خلال عملية تحديد العناصر ستلتقط المشاهد المعبّرة التي ستوصل القصة للجمهور وستمكّن المشاهد من فـَهم زوايا الحدث، وتفعّل من التواصل البصري مع شخصيات القصة”.

ثانيـًا: الهاتف الذكي ذو التقنية العالية

بعد تحديد عناصر القصة لا ينصح “الديب” الصحفيين بالانشغال بالمعدات الضخمة، بل بالبحث عن هاتف سهل الاستخدام، يعمل بشكل متكامل مع كافة أشكال التصميمات وطرق العمل والملحقات، ويملك بطارية تعمل لفترة طويلة، ويمكن تشغيل تطبيقات عالية الجودة من خلاله.

تطبيقات فيديو وصوت يُنصح باستخدامها

-تطبيق (Filmic Pro): يمكن للصحفيين تحميل هذا التطبيق من الأجهزة التي تعمل بنظامي تشغيل (IOS) و(Android)، وهو تطبيق متطور جدًّا، بحسب “الديب”، ويحوي مزايا عديدة، مثل إمكانية التحكم في مثلث التعريض الضوئي.

-تطبيق (Open Camera): متاح فقط للأجهزة التي تعمل بنظام تشغيل (أندرويد).

-تطبيق (Cinema 4K)، وتطبيق (Cinema FV-5): يمكن للصحفيين تحميلهما من الأجهزة التي تعمل بنظام تشغيل (Android)، ويُتيح التطبيقان للصحفيين مزايا متنوعة.

-تطبيق “آي موفي” لأجهزة آيفون، متوافر في متجر (آبل) بشكل مجاني، ومن مميزاته أنه يمنحك سرعة كبيرة في المونتاج، وإضافة الأصوات والمؤثرات، وتحسين الإضاءة ويدعم الكتابة باللغة العربية.

-تطبيق (RecForge Lite): يمكن للصحفيين تحميل هذا التطبيق من الأجهزة التي تعمل بنظام تشغيل (Android) فقط.

-تطبيق (Voice Record Pro): يمكن تحميل هذا التطبيق من الأجهزة التي تعمل بنظامي تشغيل (IOS) و(Android).

وأضاف “الديب”، في حديثه خلال (ويبينار) بُثّ عبر شبكة الصحفيين الدوليين، إلى أنه يمكن للمراسل الاعتماد على صحافة الموبايل لإعداد تقارير حول جائحة (كوفيد 19)، نظرًا لسهولة التنقل بهاتف محمول صغير، وسهولة تعقيمه لضمان سلامة الصحفي أثناء عمله، علمًا أنه من المهم دراية الصحفي بالأدوات الرئيسية على مواقع التواصل الاجتماعي والتطبيقات التي تساعده في تحرير الفيديو، كي يستطيع مواكبة الإيقاع السريع الذي تعيشه غرف الأخبار في الوقت الراهن.

تطبيقات العمل عن بُعد والبث المشترك

فضلاً عن موضوع الغرف الموزعة واستخدام الهواتف الذكية، وضعت شبكة الصحفيين الدوليين أبرز النصائح للإعلاميين خلال استخدامهم تطبيقات العمل عن بُعد والبث المشترك، لتعرّفهم على أفضل الطرق والوسائل التي يمكن اعتمادها للظهور بطريقة محترفة.

أولاً: الحفاظ على الشكل والمظهر 

صحيح أن المضمون هو الأساس، ولكن الحفاظ على المظهر اللائق هو مفتاح أساسي للنجاح ‒ أيضًا ‒ عند الاستعداد للمشاركة في ندوة إلكترونية أو محاضرة أو مقابلة، يجب ارتداء الملابس المعتادة لهذا النوع من اللقاءات، فإذا كان اللقاء يستوجب لباسًا رسميًّا، علينا القيام بالأمر نفسه.

ثانيًا: نبرة الصوت ووتيرة الكلام

بسبب المشاكل التقنية أحيانـًا، وبسبب رداءة الصوت وغيرها من الأمور الناجمة عن التواصل عبر الشبكة الإلكترونية، يجب الحرص على أن يكون الصوت عاليًّا والانتباه لمخارج الحروف والنطق والتكلم بسرعة متوسّطة وبحيوية، وتفادي وتيرة الصوت النمطية، والتفاعل مع الحاضرين، وسؤال الفريق الآخر عمّا إذا كانوا يسمعون الصوت جيدًا ويفهمون ما يُقال قبل المضي قدمًا بالكلام.

ثالثــًا: محاولة الاختصار

بعد التجربة، تبيّن أن اللقاء الذي من شأنه أن يستغرق ربع ساعة من الوقت في الحياة العادية ما قبل (كورونا) يأخذ على الأقل نصف ساعة إلى ثلاثة أرباع الساعة على (الأونلاين)، لهذا يجب التحضير للاجتماع من خلال كتابة الأفكار الرئيسية على ورقة محاذية، والحرص على ذكر النقاط كلها وشطبها عند الانتهاء منها.

رابعـًا: تحديد مدة اللقاء

من الأخلاقيات واللياقة سؤال الفريق الآخر عن الوقت المتاح لإجراء المقابلة أو اللقاء الإلكتروني، فلا يجب الاعتقاد أن الشخص في “الحجر المنزلي” وقته غير محدود، بل لديه التزامات أخرى بالتأكيد، والسؤال عن الوقت المتاح يساعد على التحكم بمضمون اللقاء.

خامسًا: تسمية الأشخاص الحاضرين بأسمائهم

تختلف اللقاءات الإلكترونية عن سواها، إذ تغيب “لغة الجسد” ويغيب التفاعل المباشر، وأهم ما في ذلك النظر في عيون الحاضرين للّقاء، أحيانـًا كثيرة تغني نظرة عن إعطاء الكلام أو توجيه الملاحظة أو غيرها من الأمور، لذلك يُنصح بمناداة الأشخاص الحاضرين في الندوة أو اللقاء بأسمائهم للتأكد من أنهم مستوعبون لمضمون الحديث وليس لديهم أي سؤال أو استفسار.

والأمر نفسه يطبّق في بداية اللقاء، بحيث يجب إلقاء التحية على جميع الحاضرين، وإن كان الحوار يجرى بين فريقي عمل، يبدأ مسؤول الفريق بالتعريف عن فريق عمله أولاً بالأسماء، ومن ثمّ يطلب من المسؤول الآخر القيام بالأمر ذاته.

سادسًا: خاصيّة تشغيل الفيديو

هل نشغل الفيديو في اللقاء الإلكتروني أم لا؟ المسألة هنا – أيضًا ‒ أخلاقية، فإذا كان الشخص الآخر الذي نحاوره قد شغّل خاصيّة الفيديو في بداية اللقاء، علينا تشغيله حُكمًا، وهذا من باب الاحترام المتبادل والقول إننا ننتبه على الكلام الذي يقوله ونوليه أهمية.

أمّا إذا تعذر ذلك لأسباب ضعف في الشبكة أو ما شابه، يجب علينا القول للشخص الآخر منذ بداية اللقاء والاعتذار المسبق عن الموضوع، لكن الأهم هو التصرف على قاعدة الجاهزية خلال اللقاء للظهور أمام الكاميرا في أي وقت من المقابلة.

سابعـًا: إرسال الملفات والتحضير المسبق

سواء كان اللقاء لمناقشة فكرة أو مشروع أو نصّ أو مقال أو أي موضوع يحتاج إلى قراءات مسبقة حوله، يجب التواصل مع الفريق الآخر وإرسال تلك الملفات قبل موعد اللقاء بـ(24) ساعة على الأقل، كما يجب الإشارة إلى ضرورة الاطلاع على تلك الملفات ووضعها مع الأشخاص خلال الحوار للشرح والنقاش حولها.

ثامنـًا: طلب الكلام

إذا كان الحوار يضم أكثر من شخصين، لا بدّ من احترام أسس الحوار المباشر واعتماد طريقة “رفع اليد” لطلب الكلام وتفادي الكلام بنفس الوقت مع الآخرين، فهذا الأمر يوجد إزعاجًا كبيرًا لدى جميع المشاركين في الندوة الإلكترونية.

بعض التطبيقات تتيح خاصية “رفع اليد” أو “طلب الكلام” ومعظمها تحتوي على خاصية المحادثة أو الـ(Chatting)، ويمكن في الحالتين طلب الكلام من خلالها، كما يمكن ببساطة رفع اليد على الكاميرا والإيحاء بطلب الكلام.

تاسعًا: إطفاء الميكروفون خلال الأحاديث الجماعية

في حالة عدم الحديث، يجب وضع الميكروفون في صيغة الـ(Mute) أو إطفائه، وهذه الخاصية – أيضًا ‒ متاحة إلى جانب خاصية الكاميرا والتحكّم فيها، والهدف من هذا الأمر هو تفادي الأصوات المزعجة التي تأتي من الخلفية أو من البيت أو من الطريق أو الهاتف وغيرها من الأصوات التي قد تصدر.

عاشرًا: استخدام حسِّ الفكاهة للتقليل من حدّية الحوارات

لا يخلو الأمر من المواقف المضحكة خلال الحوارات المباشرة، أحيانـًا كثيرة قد يُسمع صوت حيوان أليف أو طفل يبكي أو ينادي وغيرها من المواقف، ينبغي عدم الشعور بالإحراج فالكل معرّض لهذه المواقف، بل ومحاولة إيجاد نكتة أو مسألة طريفة في هذا الموقف وإضفاء نوع من الفكاهة على اللقاء، وفي معظم الوقت، يفضّل التحلّي بروح إيجابية والتعاطف مع الآخرين، خاصة في زمن فيروس كورونا، حيث أثبتت الدراسات أن أغلبية الناس في منازلها باتت تعاني من الكآبة والخوف والقلق.

في الختام، تبقى الابتسامة مفتاح النجاح سواء (Online) أو (Offline)، وتبقى الدماثة والأخلاق ميزات أساسية لنجاح أي لقاء، وهذا ما يميّز الأفراد وما يجعل البعض يحبّك أو يتجنبّك. الخيار لك!